Outlook nog beter inzetten? Lees deze vier tips!

Nieuws van Vimexx op 18-12-2015

De meeste ondernemers gebruiken Outlook om e-mails te versturen en te ontvangen en doen verder niet veel met het mailprogramma, maar in feite kent Outlook nog veel meer functies dan slechts het versturen en ontvangen van mails. Gebruik jij Outlook dagelijks en wil je alle handige opties van dit mailprogramma optimaal benutten? Lees dan in dit artikel welke vier tips je kunt gebruiken om het mailprogramma nog beter in te zetten en benut alle handige functies van dit programma.

Tip 1: maak contactgroepen

Veel ondernemers synchroniseren hun laptop met hun telefoon. Dit is erg handig, maar het synchroniseren van de laptop met de telefoon kan er ook voor zorgen dat alle zakelijke contacten en privé contactpersonen door elkaar komen te staan. Is dit het geval, dan wordt de scheidingslijn tussen zakelijk en privé wel heel dun en is het bovendien lastiger om de juiste contactpersoon te vinden bij het versturen van een e-mail. Heb jij ook last van dit probleem? Maak dan contactgroepen aan.

Je kunt contactgroepen aan te maken door in het menu van Outlook te klikken op ‘Mappenlijst’ en vervolgens bij ‘Contactpersonen’ te klikken op ‘Nieuwe map’. Vervolgens plaats je alle zakelijke contacten eenmalig in een map met de naam ‘Zakelijk’ of ‘Werk’ en zet je alle privé contacten voor één keer in de map ‘Privé’ of ‘Thuis’. Heb je alle contacten in een map gezet, dan komen jouw contacten nooit meer door elkaar te liggen. En iedere keer als je een nieuw contact toevoegt, kun je gemakkelijk aangeven in welke map dit contactpersoon moet komen.

Tip 2: maak verschillende agenda’s aan

Veel ondernemers gebruiken al wel de agendafunctie van Outlook, maar weten niet dat je bij Outlook ook meerdere agenda’s aan kunt maken en bij kunt houden. Heb jij al je zakelijke afspraken nu in je persoonlijke agenda staan of andersom en wil je hier verandering in brengen? Maak dan meerdere agenda’s aan en jouw afspraken blijven gescheiden van elkaar voor een overzichtelijke agenda.

Tip 3: deel je agenda met anderen

Ben jij het zat om steeds rond te mailen om afspraken met maken met collega’s? Dan kun je jouw agenda ook delen met collega’s waar jij veel mee samenwerkt. Deel je jouw agenda, dan kunnen je collega’s eenvoudig zien hoe jouw agenda eruit ziet en kunnen ze zelfs afspraken in jouw agenda zetten. Op deze manier hoef je niet meer te mailen om een afspraak te maken, maar kun je direct en eenvoudig op afstand een afspraak inplannen.

Tip 4: taken toevoegen aan jouw account

Heb jij ook overal takenlijstjes liggen en zie je door de bomen het bos niet meer als het om to-do lijstjes gaat? Dan kun je jouw mails en takenlijsten ook gemakkelijk in één programma zetten door een takenlijst toe te voegen aan jouw Outlook account. De takenlijst van Outlook is niet alleen actueel, maar kan ook gekoppeld worden aan e-mails en kan bovendien weer gedeeld worden met collega’s.

Je kunt jouw eigen takenlijst maken door op ‘Taken’ te klikken en hier jouw onvoltooide taken op te schrijven. Heb je een taak voltooid, dan klik je op deze taak en wordt de taak vanzelf doorgestreept. Het verplaatsen van een taak naar een andere dag in de week, is overigens ook altijd mogelijk. Lukt het niet om de takenlijst af te maken, dan hoef je dus niet helemaal opnieuw te beginnen met het maken van een to-do lijst.